Une tâche, une page, un chiffrage
Chaque page décrit une tâche que quelqu’un fait aujourd’hui à la main : combien elle coûte, ce qui s’automatise, ce qui ne s’automatise pas, et à quelles conditions ça tient dans la durée.
Messagerie 4
Filtrer et prioriser sa boîte de réception
Le problème n’est pas le nombre de messages. C’est qu’il faut tous les ouvrir pour savoir lesquels comptent.
Préparer automatiquement les réponses aux e-mails
Répondre prend deux minutes. Retrouver le dossier, l’historique et la dernière commande en prend huit.
Accuser réception automatiquement
La plupart des relances ne demandent pas une réponse. Elles demandent de savoir que le message est arrivé.
Automatiser le tri et le routage des e-mails
Trier une boîte partagée ne résout aucun problème client. C’est du travail préparatoire pur — exactement ce qu’il faut confier à une machine.
Documents et données 10
Classer et renommer des fichiers automatiquement
Un fichier mal rangé n’est pas perdu : il est introuvable. C’est pire, parce qu’on le cherche.
Consolider plusieurs tableurs automatiquement
Le copier-coller entre tableurs est la tâche la plus répandue et la moins racontable de l’entreprise. C’est aussi l’une des plus faciles à supprimer.
Générer des documents à partir d’un modèle, automatiquement
Le document type existe déjà. Ce qui coûte du temps, c’est de le remplir — et ce qui coûte cher, c’est de mal le remplir.
Nettoyer et dédoublonner un fichier
Un fichier sale ne se voit pas. Il se manifeste par des relances envoyées deux fois, des courriers qui reviennent, et des chiffres que personne ne croit.
Transférer des données entre deux logiciels automatiquement
La double saisie n’est pas seulement lente. Elle garantit qu’au bout de quelques mois, vos deux outils ne disent plus la même chose.
Sauvegarder automatiquement, et le prouver
Tout le monde a des sauvegardes. Presque personne n’a essayé de s’en servir.
Numériser et traiter le courrier papier automatiquement
Une pile de courrier scannée dans un dossier « scans » n’est pas numérisée. Elle est juste devenue invisible.
Envoyer un document à signer et relancer automatiquement
Le devis n’est pas perdu. Il est ouvert dans un onglet, depuis onze jours, et personne ne va le relancer.
Automatiser l’extraction de données depuis des PDF
C’est la tâche la plus universellement pénible de l’entreprise : lire un document, et retaper ce qu’il contient dans un autre système.
Automatiser les comptes rendus de réunion
Le compte rendu est la tâche que tout le monde repousse, et dont l’absence coûte le plus cher : sans trace écrite, une décision prise en réunion n’existe qu’à moitié.
Devis et facturation 9
Automatiser les relances d’impayés
La relance client est le travail que tout le monde repousse. C’est précisément pour ça qu’il faut le confier à une machine — et garder la décision humaine pour les cas délicats.
Automatiser le rapprochement bancaire
Lettrer trois cents lignes à la main est un travail que personne ne revendique, et que personne ne fait bien à la troisième heure.
Automatiser la gestion des notes de frais
Personne n’aime les notes de frais. Ni celui qui les remplit, ni celui qui les contrôle, ni celui qui les paie en retard.
Automatiser la facturation récurrente
Une facture récurrente oubliée ne se rattrape pas vraiment. On la facture avec trois mois de retard, ou on ne la facture pas.
Du temps passé à la facture, automatiquement
Reconstituer une semaine de travail le vendredi soir, c’est de la mémoire, pas de la mesure. Et la mémoire sous-estime toujours.
Automatiser le suivi des commandes fournisseurs
Le chantier attend une pièce. Personne ne sait si elle est partie, ni quand elle arrive, ni qui a l’accusé de réception.
Automatiser la relance des devis sans réponse
C’est l’automatisation la plus rentable qui existe pour une petite entreprise : elle agit directement sur le chiffre d’affaires signé, et elle ne coûte presque rien à mettre en place.
Automatiser la saisie des factures fournisseurs
C’est le chantier d’automatisation le plus fréquent en entreprise, et celui dont l’échéance est désormais imposée : la facturation électronique entre entreprises devient obligatoire en France.
Automatiser le passage du devis à la facture
Retaper un devis pour en faire une facture, c’est recopier une information que le système possède déjà — avec le risque d’oublier une ligne au passage.
Commercial 7
Qualifier automatiquement les demandes entrantes
La demande la plus chère est celle à laquelle on répond le lundi, alors qu’elle est arrivée le vendredi à dix-sept heures.
Enrichir et tenir son CRM automatiquement
Un CRM que personne ne remplit ne sert à rien. Un CRM que tout le monde remplit à la main coûte plus cher qu’il ne rapporte.
Automatiser la prise de rendez-vous
« Seriez-vous disponible mardi ? » — « Mardi je ne peux pas, mercredi ? » — « Mercredi j’ai un chantier. » Quatre jours plus tard, le rendez-vous n’est toujours pas calé.
Préparer un devis automatiquement à partir d’une demande
Le devis part trois jours plus tard, parce qu’il faut retrouver un devis similaire, vérifier les prix et remettre en forme. Pendant ce temps, un autre est arrivé.
Automatiser le reporting commercial
Le rapport hebdomadaire prend deux heures à fabriquer et cinq minutes à lire. Il devrait prendre zéro minute à fabriquer et mériter ses cinq minutes.
Automatiser la constitution d’un fichier de prospects
Acheter un fichier coûte cher et donne des données périmées. Les construire à partir de sources publiques donne mieux — à condition de savoir ce qu’on a le droit de faire.
Automatiser la veille sur les appels d’offres
Un appel d’offres découvert dix jours avant la date limite est un appel d’offres perdu. La veille automatisée ne sert pas à en voir plus : elle sert à les voir plus tôt.
Service client 4
Répondre automatiquement aux questions fréquentes
Répondre pour la trentième fois aux horaires d’ouverture n’est pas un travail. Se tromper sur un délai de garantie en est un.
Trier et attribuer les demandes de support automatiquement
Une demande mal orientée met trois jours à trouver la bonne personne. Deux d’entre eux ont été passés dans une file où personne ne regardait.
Informer automatiquement vos clients de l’avancement
Un client qui demande où en est sa commande ne demande pas une date. Il demande si vous l’avez oublié.
Automatiser la mesure de satisfaction client
Un questionnaire envoyé trois semaines après la prestation mesure la mémoire du client, pas la prestation.
Ressources humaines 5
Automatiser le traitement des candidatures
Deux cents candidatures pour un poste, et quatre-vingts pour cent d’entre elles ne recevront jamais de réponse. C’est le processus qui échoue, pas les recruteurs.
Automatiser les congés et les absences
Le tableur des congés est faux. Il l’est toujours, parce qu’il est mis à jour par trois personnes qui ne savent pas ce que les deux autres ont fait.
Ne plus jamais dépasser une échéance réglementaire
Une habilitation expirée se découvre le jour du contrôle, ou le jour de l’accident. Jamais au bon moment.
Automatiser le départ d’un salarié
Six mois après un départ, la boîte mail est toujours active et personne ne sait qui a récupéré les dossiers.
Automatiser l’arrivée d’un nouveau salarié
Un onboarding raté ne se rattrape pas. Et il est presque toujours raté pour la même raison : personne n’a eu le temps de dérouler la liste.
Visibilité et terrain 7
Automatiser la publication sur les réseaux sociaux
La régularité bat le talent. Le problème, c’est que la régularité demande de s’y mettre les mardis où on n’a pas le temps.
Automatiser sa lettre d’information
Votre liste de contacts est le seul canal que personne ne peut vous retirer. Encore faut-il s’en servir.
Automatiser la remontée d’informations du terrain
Le compagnon ne remplira pas un formulaire de quinze champs sur un téléphone, à dix-sept heures, les mains sales. Et il a raison.
Automatiser les réponses aux avis Google
Répondre aux avis pèse sur la visibilité locale et sur la décision d’achat. Le problème n’est pas de savoir quoi répondre, c’est de le faire à chaque fois.
Automatiser son tableau de bord d’entreprise
Le problème d’un tableau de bord fait à la main n’est pas qu’il coûte une demi-journée. C’est qu’il arrive trop tard pour servir à quelque chose.
Automatiser sa veille concurrentielle
Tout le monde dit surveiller ses concurrents. Presque personne ne le fait régulièrement, parce que c’est un travail de collecte que rien n’oblige à faire aujourd’hui plutôt que demain.
Automatiser les publications sur sa fiche d’établissement
Une fiche d’établissement active se distingue d’une fiche dormante. Le problème n’est pas de savoir quoi publier, c’est de le faire toutes les semaines pendant deux ans.
Un process, pour commencer
Celui qui vous agace le plus, ou celui qui coûte le plus. Dites-nous en deux phrases qui le fait, combien de fois par semaine, et avec quels outils. Nous vous dirons franchement s’il mérite d’être automatisé — y compris quand la réponse est non.
- Réponse garantie sous 24 heures
- Un premier échange d’une demi-heure, sans engagement
- Aucun formulaire tiers : votre message part par votre messagerie
Ou directement : nicolas@oli-via-net.fr· 06 89 96 40 79